Verslag algemene ledenvergadering 29 mei

ALGEMENE LEDENVERGADERING

BESTUURSVERSLAG

 Datum              :  29 mei 2018.                               Aanwezig:  presentielijst. Locatie             : Erik Wierbos leslokaal AgroPark Huissen

1:        Opening

2:        Vaststellen notulen jaarvergaderingen 2017

          002-ALV d.d. 23 mei 2017  en 003-ALV dd. 10 oktober 2017 worden beide door de leden goedgekeurd.

3:        Mededeling

          Kleding. Bij de bestelling zijn er extra sokken besteld. Dit was mogelijk omdat er per 50 stuks besteld moest worden

          Kenny van Hummel. Hij gaat een clinic geven. SK houdt contact hierover met Kenny. De datums zijn 8 juli en 2 september,

          Twee leden hebben opgezegd.

4:        Ingekomen stukken

          Geen

5:        Kascontrole

          Pascal Eerden en Arie de Jong hebben de financiële zaken gecontroleerd. Deze middels een schriftelijke brief bevestigd dat dit akkoord bevonden is en dat het bestuur naar eer en geweten heeft gehandeld , zie bijlage.

6:        Jaarverslag

          Fred geef uitleg over de huidige status van de financiën.

          Aanpassen boekjaar.  Om het overzichtelijk te houden wordt besloten om het boekjaar aan te passen naar de periode van 1-1 tot en met 31-12, zodat het ook gelijk met het lidmaatschap van de NTFU loopt. Hierdoor veranderd de huidige boekjaar van 1-3 t/m 28/28-2 naar 1-1 t/m 31-12

7:        Contributie

          Contributie wordt vastgesteld op 90 euro per jaar.  Leden zijn hiermee akkoord.

Hierin zijn de volgende kosten verwerkt;

– contributie NTFU

– voorschot op deel van de kosten kleding

– feestmiddag/avond en tourrit

– bank kosten

8:        Begroting 2018/2019

          Er is een behoorlijke liquiditeit.  Voor een startende vereniging is dit een prettig gevoel.  We moeten niet reservering voor kleding en terugval van sponsoren vergeten. Hierdoor zullen we conservatief blijven investeren en handelen. Sponsors hiervoor bedankt.

9:        Pauze

10:      Bestuur verkiezingen

          Vanuit het bestuur wordt de discussie aangehaald over de grote van de vereniging en de daarbij behorende taken. Als de vereniging te groot wordt ( > 75 leden ) zullen er aanvullende bestuursleden noodzakelijk zijn.

          Er is ruimte voor stagiaire die kan meelopen van een aantal taken vanuit het bestuur.

          Leden geven aan dat de huidige bestuursleden het zeer goed verzorgen en zaken aanpakken.

11:      Tour commissie

          Ivm tijd problemen bij de huidige leden van de toercommissie wordt er gekeken naar een oplossing. Na de vergadering meldt Jojk zich als aspirant toercommissie lid.  Hans neem dit met Pascal en Mike op, maar is zeker zeer welkom om de toercommissie aan te vullen.

          Er wordt een idee geopperd om in September iets te organiseren, bv een rit in Limburg. Annex; jl maandag hebben Mike, Jojk en HAns zaken weer opgepakt. 25 augustus ritje Limburg

12:      Feestcommissie

          Marc heeft alles onder controle,  dus de BBQ middag komt goed.  Joris en Mark gaan de commissie versterken.

Datum:  7 oktober 2018 wordt alleen ter discussie gesteld. Krijgt vervolg

13:      AVG

          Alle aanwezigen hebben de AVG regelgeving gelezen. Dit zal ook op de site geplaatst worden.

          Hans legt uit dat de huidige opzet niet veranderd. We zullen wel via een groepsmail dingen gaan mededelen. Te denk aan:   deelneming aan georganiseerde toerritten van andere verenigingen, bestuursmededelingen, veiligheidszaken,

Leden zijn  akkoord met deze opzet.

14:      Lidmaatschap

          Opzeggen van het lidmaatschap wordt nogmaals aangehaald dat dit tot 2 maanden voor het nieuwe jaar kan. Dus tot eind Oktober. De vereniging maakt zo te veel onkosten van leden die later opzeggen en dan niet meer betalen.  NTFU wordt als bulk ineens voldaan.

Als dit plaats heeft gevonden moet een opzeggend lid minimaal de gemaakte kosten betalen.

15:      Omgang in de groep

          Een aantal praktijkcases worden aangehaald.  Dit levert een dynamische discussie op. Hierdoor greep de voorzitter in en maakt een aantal punten duidelijk

  Groep A en B rijdt niet meer samen of tempo wordt aangehouden van de zwakste schakel.

– Groepen worden niet groter dan max 8 rijders

– De groep wijst 1 rijder aan die de leiding heeft. Hij/zij bepaald de snelheid en route of toch de wegkapiteins gaan oppakken

– Vertrek tijden blijven ongewijzigd vanuit de vereniging Zondag 9 uur en Woensdag 19 uur.

          Jl. is er een vervelende situatie ontstaan.  Meerdere rijders zijn ten val gekomen. Zowel lichamelijke als materieel is er schade.  Voor dit komt er op 5 juni een evaluatiegesprek met de betrokkenen en de bestuursleden.  Te kijken naar verbetering voor naar de toekomst toe.

Annex:  Gesprek heeft onlangs plaatsgevonden bij Big Fish. Betrokkenen hebben hun zegje kunnen doen en met een tevreden gevoel afgerond.  Het bestuur heeft het goed opgevangen en begeleidt.

Aandachtspunt is dat de individuele rijder zelf zijn fiets op de juiste manier voor hem/haar moet verzekeren tegen dit soort voorvallen.

16:      Rondvraag

          Antoon mist het sociaal waaijer en het fietsen in “zones’.  Op te pakken bij een clinic!

          Martijn herkenbaar maken van leden door middel van smoelenboek . Leuk idee. Eerste opzet is het verstrekken van naam stickers.

          Steef vraag hoe groot de vereniging mag worden 50/60 leden? Mede door het werk wat er mee bemoeit is en de animo om bestuursleden aan te ondersteunen. Leden geven aan dat de groei op zijn beloop te laten.

          Datum voor een fotomoment volgt nog.

Onder genot van een drankje en hapje worden de naamstickers uitgereikt.